PRIVACY VERKLARING van Afrit12 Hansbeke
AFRIT12 HANSBEKE hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.In deze Privacyverklaring verduidelijken we hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen.
AFRIT12 HANSBEKE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). Dit betekent:
- de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring);
- de verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt is tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- we hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- we geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- we zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, willen u hierop wijzen en deze respecteren.
Als AFRIT12 HANSBEKE zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
AFRIT12 HANSBEKE
Doornbosstraat 2A
9850 Hansbeke
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Uw persoonsgegevens worden door AFRIT12 HANSBEKE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waaronder:
- het plannen van activiteiten en het contacteren van en communiceren met deelnemers aan de activiteiten (gerechtvaardigd belang)
- het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
- het verzenden via mail van de aankondiging van de activiteiten (toestemming betrokkene)
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
- Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres voor communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding
- Inzake kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding)
- Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. verzekering, planning, registratie en opmaak nominatieve lijst
- Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …) voor promotie van onze activiteiten.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Verstrekking aan derden-verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
- het verzorgen van de (financiële) administratie
- het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
- het verzorgen (en verspreiden) van uitnodigingen.
Met deze partijen (verwerkers) sluit AFRIT12 HANSBEKE een verwerkersovereenkomst af waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen zo nodig en indien gevraagd persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
- VZW Dorpsbelangen-
- Subsidiërende overheden
- Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
- De verzekeringsmaatschappij
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor reclame of marketingdoeleinden. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
AFRIT12 HANSBEKE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door AFRIT12 HANSBEKE dit rechtvaardigt.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens AFRIT12 HANSBEKE van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website, per email of per brief. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren, vb. door een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen)
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA - Drukpersstraat 35 – 1000 BRUSSEL) Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging Privacyverklaring
AFRIT12 HANSBEKE kan zijn Privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
Huidige geldigheidsdatum: 19/08/2020.